Technology is essential for home office

*Por Cecílio Perez, diretor de TI da IT’S Informov

A necessidade de fazer home office trouxe grandes impactos para as empresas. Os negócios que não estavam preparados tecnologicamente sofreram com a mudança. Nós da IT’S Informov já havíamos passado por um processo transformador que ajudou muito neste momento de isolamento e trabalho remoto.

A IT’S Informov vem aumentando sua maturidade em TI. Em 2016 e 2017 decidimos fazer uma série de mudanças. Em 2018, mudamos de escritório e, nesta transformação, várias questões foram revistas, inclusive de TI. Nós percebemos que precisávamos de uma plataforma de negócios mais robusta. A empresa vinha crescendo no mercado brasileiro e nos últimos anos viu a necessidade de dar um salto tecnológico. A infraestrutura física do novo escritório foi pensada para ser uma das mais avançadas do cenário brasileiro.

Em termos de sistema, após analisar diversos aspectos, escolhemos a solução da TOTVS. Para nós era importante ter controle do que poderíamos realizar para otimizar os processos, sendo assim, era necessário termos escalabilidade e flexibilidade.

Um dos principais pontos para a escolha foi a forma pela qual iriamos implantar o nosso banco de dados, nosso BI (business intelligence). Esta extração e análise de informações tinha que ser simples, para que ajudasse na tomada de decisões.

Por meio do licenciamento em nuvem da TOTVS, desenhamos o processo de uma forma que não existisse nenhum desperdício de informação, ou seja, uma informação só é complementada, não há ‘redigitação’ e reinclusão de dados no sistema. Isso inclui desde uma requisição de pedido na obra até a finalização da contabilização. Desta forma, não é necessário retrabalho e a busca dos dados desejados se torna muito mais simples.

Nosso sistema foi inteiramente feito em formato nuvem, possibilitando o acesso dos envolvidos em diferentes localizações. Precisávamos ter um conjunto de soluções que permitissem a extração total dos benefícios deste tipo de sistema. Isso foi feito porque a nuvem traz uma série de vantagens como segurança e disponibilidade de acesso. Tais benefícios se mostraram ainda mais fundamentais diante da realidade do trabalho remoto.

A conexão dos usuários nesse ambiente em nuvem se faz através de uma VPN que é fornecida pelo nosso firewall de borda, incluindo neste momento toda camada de segurança e aplicação de regras determinadas pela organização. Temos, em média, 9.500 tentativas de ataques por mês, vindo de diversos lugares do mundo.

É neste ponto que entramos na questão da segurança. Utilizamos o antivírus da Trend Micro e o firewall da Palo Alto. Estas soluções permitem controlar o que está sendo trafegado dentro da estrutura da empresa. Nós conseguimos bloquear o que não faz parte do nosso negócio central, como streamings de vídeos e séries, servidores de e-mails particulares, sites maliciosos, entre outros. Além da segurança do sistema, este controle permitiu reduzir muito nosso consumo de banda larga.

Outra solução de segurança que utilizamos é o permissionamento das pastas, com grupos de segurança específicos, permitindo que nossos colaboradores tenham fácil acesso ao que necessitam e bloqueando acessos indesejados. Esse conjunto de soluções permite a proteção do sistema. Temos consciência que não existem ambientes 100% seguros, por isso trabalhamos nas melhores práticas de TI para que não ocorram incidentes em nossa infraestrutura. Somos tão fortes quanto nossos elos mais fracos.

Desenvolvemos todo um sistema para evitar que haja a perda de arquivos. Dentro desse conceito de backup a primeira linha de recuperação de arquivos é feita pelo próprio usuário, que ganha autonomia, sem precisar de qualquer interferência de IT.

Mais uma escolha que foi fundamental para o home office são as soluções para chamadas de voz e vídeo. Para a realização de reuniões remotas, procuramos uma ferramenta de comunicação muito ativa. Como usamos o Microsoft 365 e precisávamos da integração de sistemas, implementamos o Microsoft Teams, em 2018. Agora estamos aproveitando as vantagens desta escolha, que facilita muito a realização de reuniões e de encontros entre as equipes.

Quando falamos de telefonia, também escolhemos a solução de PBX virtual, o que foi fundamental neste momento, pois disponibilizamos a todos os usuários da IT’S um softphone – tanto em seus desktops quanto em seus celulares. Isto foi primordial para que pudéssemos continuar de forma ininterrupta a comunicação com nossos fornecedores e parceiros.

Este momento que estamos vivendo foi decisivo para ver a importância das decisões que fizemos no passado. Embora as plataformas estivessem adaptadas para essa nova realidade, agora foi o momento de validar e testar as tecnologias que escolhemos. O planejamento antecipado, a pesquisa cuidadosa das ferramentas disponíveis no mercado e a tomada de decisões de forma consciente foram fundamentais para garantir o funcionamento e a efetividade do home office.

Todo negócio tem que estar consciente da necessidade de se adaptar rapidamente às mudanças. Quem não pensou nisso antes, enfrentou dificuldades agora. A necessidade de transformação afetou todas as empresas. É no presente momento que a escolha acertada de ferramentas garante um ambiente mais seguro e acessível. O gestor que não planejou, ficou para trás. E você? Já preparou a sua empresa?